ملخص عن كتاب إدارة الوقت للكاتب الدكتور إبراهيم الفقي

اعداد : وايليت كوركيس

خبير التنمية البشرية والبرمجة اللغوية العصبية والمحاضر في التنمية البشرية وتنمية الذات في الوطن العربي والعالم

كما أنه يترأس مجلس إدارة المعهد الكندي للبرمجة اللغوية العصبية وصاحب ورئيس مجلس إدارة مجموعة شركات إبراهيم الفقي العالمية

يتحدث في هذا الكتاب عن طرق وأساليب التحكم في الوقت وكيفية استغلال الوقت للخروج منه بأقصى استفادة وبأقل خسارة

فالكاتب يعطيك بعض النصائح والتجارب والخبرات التي تمكنك من الاستفادة بوقتك جيدًا.

– للوقت مميزات، فهو سريع الانقضاء، وما مضى منه فلن يعود، ولا يعوض بشيء، فهو في الواقع رأس المال الحقيقي للإنسان فرداً ومجتمعاً.

– الوقت هو أثمن ما نملك في الحياة، لكننا نتفننّ في إضاعته والتفريط فيه.

– المشكلة الأساسية ليست هي عدم وجود وقت كافٍ بل عدم استثمار الوقت بشكل أمثل وصحيح، ومقياس تقدم الأمم وازدهارها هو حسن استثمارها لوقتها، فمثلاً إنتاجية العامل الأمريكي والياباني تزيد كثيراً عن إنتاجية العامل في البلدان المتخلفة.

– إدارة الوقت جزءٌ من إدارة الذات و “إدارة الوقت هي إدارة الأعمال التي نقوم بمباشرتها في حدود الوقت المتاح يومياً 24 ساعة، وذلك بأقلّ جهد وأقصر وقت ثم يتبقى لنا وقت للإبداع والتخطيط للمستقبل وللراحة والاستجمام” .

– الحلّ لكل مشاكل الوقت، هي: الإدارة الصحيحة له، والسيطرة عليه بدلاً من أن نفرض سيطرته علينا.

– يتأثر الفرد بتربية والديه وطريقة تعاملهم مع الوقت، وكذلك يتأثر بالعائلة والجيران ووسائل الإعلام، فإذا كان المجتمع الذي يعيش فيه غير مقتنع بأهمية الوقت ينشأ فيه أفراد غير منضبطين في التعامل مع الوقت.

– تتعدد معوقات استثمار الوقت بين: معوقات إيمانية، مثل عدم محاسبة النفس أو سوء العلاقة مع الله والفتور والهوى، ومعوقات شخصية مثل عدم المتابعة اليومية، أو عدم إعداد برنامج متكامل للحياة، أو المشاكل في العمل والبيت، ومعوقات إدارية مثل ضعف برمجة وتنظيم الوقت، وعدم ترتيب الأولويات ومعوقات بيئية واجتماعية، مثل: المواصلات والبيئة المحيطة وحجم العلاقات الاجتماعية.

– من فوائد تنظيم الوقت: الشعور بالتحسين بشكل عام في الحياة، وقضاء وقت أكبر مع العائلة أو الترفيه والراحة، حيث يسمح لك بإيجاد وقت وقضاء وقت أكبر في التطوير الذاتي وتحسين الإنتاجية، تحقيق نتائج أفضل، تحسين نوعية العمل، تقليل الأخطاء، التخفيف من الضغوط في العمل والحياة، يساعدك على إتمام أعمالك بشكل أسرع وبمجهود أقل، السيطرة على يومك والاستثمار الأمثل له.

– يتطلب تنظيم الوقت منك أن: تقوم بعمل سجل يومي لمدة أسبوع وتدوّن فيه تفاصيل الأعمال التي قضيت فيها وقتك حتى الصغيرة منها، وفيه يتم تصميم جدول مفصل لكل يوم، وتقسيمه إلى عدد ساعات يومك، وتقسيم كل ساعة الى أربعة أقسام كل قسم 15 دقيقة، وتقسيم الساعات إلى أعمال، ومقدار الوقت المهدر لكل عمل، حتى يتضح لك مقدار الوقت المهدر لكل عمل، ثم ابحث عن عوامل تبديد الوقت وفرص تنظيمه بشكل أفضل.

– هناك اعتراضات على مسألة تنظيم الوقت، مثل:

– أنا مشغول، لا يوجد لديّ وقت للتنظيم.

الإجابة: التنظيم يساعدك على إتمام أعمالك بسرعة وبمجهود أقل.

– فقط المشاريع الكبيرة تحتاج للتنظيم.

الإجابة: غير صحيح، فهناك أوقات مهدرة على الأمور الصغيرة يُمكن استثماره.

– لا يسمح لي الآخرون بتنظيم وقتي.

الإجابة: أنت المسؤول الوحيد عن وقتك ولا تسمح للآخرين بأن يجعلوك أداة لإنهاء أعمالهم.

– أنا أفقد بتنظيمي للوقت تلقائيتي وعفويتي وأصبح كالآلة.

الإجابة: تنظيم الوقت يجب أن يكون مرناً، والتلقائية ستصبح أكثر عقلانية بعد التنظيم.

– أليست كتابة الأهداف والتخطيط مضيعة للوقت؟

الإجابة: التخطيط يوفر عليك كثيراً في التنفيذ.

– لا أستطيع الاستمرار في التنظيم لظروف تمرّ بي.

الإجابة: تنظيم الوقت يشمل هذه الظروف أيضاً.

– سأفقد أوقات الراحة والترفيه إذا نظمت وقتي.

الإجابة: تنظيم الوقت لا يعني الجدية التامة، هو يعني تنظيم كلّ شيء حتى الترفيه، والتنظيم يوفر عليك أوقاتاً تستطيع استثمارها في الترفيه كذلك.

– لا يوجد لديّ حاسوب لتنظيم وقتي.

الإجابة: تحتاج فقط الى مفكرة وقلم وجدول.

– لا أحتاج لكتابة أهدافي.

الإجابة: التخطيط على الورق مهم؛ لأنه لا توجد ذاكرة كاملة، ننسى بعض التفاصيل الضرورية والأعمال المهمة.

– حياتي سلسلة من الأزمات، كيف أنظم وقتي؟

الإجابة: تنظيم الوقت يساعدك على التخفيف من هذه الأزمات.

– هل هناك اسلوب واحد يصلح لكل الناس في تنظيم الوقت؟

الإجابة: لا، ليس هناك أسلوب واحد لكل فرد، فكل فرد له خصائصه وظروفه، وهو مسؤول عن نفسه يقوم بتنظيم وقته حسب حاجته هو.

– هناك معادلة بديهية هي لا قيمة للوقت عند الفارغين، ولا قيمة لهؤلاء الفارغين في الحياة وبين الناس.

– “وقت الفراغ هو خرافة وضعها الفارغون فلا تردّد هذه اللفظة ولا تستعملها فإنه لا يوجد فراغ إلا عند التافهين” .

– كثير ممن تضيع أوقاتهم غير حازمين في كثير من الأحيان، ومترددين في اتخاذ القرارات.

– استخدم الكتابة في إنجاز الأشياء، ولكن لا تكتب برنامجاً يومياً لتنظيم الوقت ثم تنساه في مكان ما، كذلك أعطِ فرصة لتعديل هذا الجدول، ولا تثقل على نفسك أثناء وضعه.

– أعد قائمة بالأعمال اليومية وضع خطة أسبوعية كذلك.

– القائمة اليومية لتنظيم الوقت ينبغي أن تحتوي على كل نشاطاتك وتقييم وقتك بها حسب الأولوية مع تخصيص وقتٍ لإنجاز كل مهمة، كذلك ضع وقتاً للراحة ووقتاً للطوارئ فيها.

– عليك أن تتعلم فنّ التفويض للآخرين، ليحملوا عنك بعض مهامك، سواء كان في الأسرة أو خارجها، وذلك لإتاحة مزيدٍ من الوقت بالنسبة لك.

– نظم مكان عملك، وحافظ على تنظيم جيّد لمكتبك، وكذلك حافظ على إضاءة جيدة فيه، رتب أدواتك في أماكنها، رتب خزانتك جيداً، تخلص فوراً من أيّ شيء ليس له أهمية ولن تحتاجه بعد ذلك.

– المناسبات الاجتماعية رغم أهميتها إلا أنها تعتبر أحد مضيعات الوقت إذا لم تتعامل معها بشكل حازم، لذا يُمكن أن تعتذر من بعض المناسبات، أو تُرسل من ينوب عنك فيها، أو تحضر بعضها وتستأذن بعد وقت قصير.

– في مرحلة التنفيذ هناك نصائح هامة، مثل: نبدأ بالمهام الصعبة والأعمال غير المحببة، نجعل نشاطنا في ساعة الذروة، نقلل من الأعمال الروتينية ما أمكن، نتخلص من كلّ ما ليس ضرورياً.

– لصوص الوقت كثيرة، منها: الهاتف النقال، الإنترنت، التلفزيون، المماطلة والتأجيل، الخلط بن الأمور المهمة والأقل أهمية، عدم التركيز، عدم القدرة على قول (لا) للآخرين، المقاطعات المفاجئة لعملك مثل المكالمات الهاتفية، المجهود المكرر، وهو ترك العمل المنهمك فيه لتمارس شيئاً آخر ثم تعود إليه مرة أخرى مما يضاعف عليك الجهود،

التخطيط غير الواقعي، الاجتماعات غير الفعالة، الانتظار، الأوراق الكثيرة دون تنظيم.

– نقضي على التأجيل عبر: نضع وقتاً لانتهاء كل مهمة، نتعرف جيداً على المهام، نبدأ في العمل الآن، لا ننتظر أن يكون مزاجنا ملائماً، نجزئ المهام الصعبة والكبيرة، لا نتردد، نشجع أنفسنا وغير ذلك.

– تتسبب صعوبات تنفيذ الخطة اليومية بجعل الناس تعود إلى عاداتها القديمة السيئة في إدارة الوقت، فلابُدّ من إعادة تحليل وقتك بعد 3 إلى 6 أشهر، كذلك بعد 4 إلى 6 أسابيع من بداية الخطة لترى أيّ المواضع تتصرف فيها جيداً وأيها تحتاج فيه إلى تدريب.

– يجب أن تبدأ ولا تسوّف ولا تماطل، وعليك بالنوم المبكر، والاستيقاظ المبكر، واجعل ذلك أسلوب حياتك اليومي، اُطلب المساعدة من غيرك، جهز كلّ ما تحتاجه قبل الشروع في أيّ خطوة مثل الحاسب والأقلام، روّح عن نفسك أحياناً لمدة عشر دقائق، قسّم المشروعات الكبيرة إلى مشروعات صغيرة، أكد لنفسك عبر الرسائل الإيجابية بأنك تتعامل مع وقتك بشكل منظم مثل أن تقول لنفسك: “أنا أتعامل مع وقتي بشكل منظم”.

“عش كلّ لحظة كأنها آخر لحظة في حياتك، عش بالإيمان، عش بالأمل، عش بالحب، عش بالكفاح،